Automatyzacja

Izabela Burlińska (ekspert HR): Rozwiązania Smart Office przydają się w obszarze HR

W kolejnym odcinku programu SMART OFFICE nasi goście – Izabela Burlińska (ekspert HR) i Marek Mlonka (Optimatis) skupią się na obszarze HR. Liczba zagadnień, którymi zajmuje się ten dział jest olbrzymia.

Wykorzystując cyfrową transformację i technologie informatyczne możemy sprawić, że nasz dział HR stanie się SMART. Co to oznacza? Jak się do tego zabrać? Od którego obszaru HR powinniśmy zacząć? O tym nasi goście porozmawiają z Robertem Gontkiewiczem prezesem firmy Optimatis.

Robert Gontkiewicz: HR to dla mnie trzy obszary wśród nich jest onboarding. Co to takiego?

Izabela Burlińska: To niezwykle ważny i kluczowy obszar, jeżeli chodzi o początek pracy nowej osoby w organizacji. Kiedyś ta kwestia była omijana i mocno niedoceniana, w tej chwili nie tylko HR, ale tak naprawdę cała organizacja zdaje sobie sprawę z tego, jak jest to istotne.

Dlaczego jest to kwestia ważna i trudna? Trudna dlatego, że dotyczy nowego pracownika, świeżej osoby w organizacji, dla której wszystko jest nieznane — są nowi ludzie, otoczenie i procesy, w związku z czym nie jest jej łatwo. Z drugiej strony mamy już wdrożonych, doświadczonych pracowników i całą firmę, która już funkcjonuje, więc zderzają się tutaj dwa światy.

Wiadomo, że rekrutacja jest procesem niezwykle kosztownym podobnie jak proces angażowania nowego pracownika. Dlatego wprowadzenie nowej osoby do organizacji jest zarówno ważne, jak i trudne. Więc mamy tutaj te dwa obszary, które są bardzo istotne. Po pierwsze to, w jaki sposób będziemy sprawnie i efektywnie przekazywać informacje nowemu pracownikowi, a po drugie usprawnianie wszelkiego rodzaju kanałów komunikacyjnych, między nową osobą a organizacją.

R.G: Ja już widzę nowe obszary, które można by było wesprzeć nowymi technologiami. Co, gdzie i jak można by było zastosować?

Marek Mlonka: Są to obszary, które jak najbardziej da się zautomatyzować i zwiększyć ich efektywność. Tak, jak pani Iza wspomniała — nowa osoba w organizacji potrzebuje sprawnej komunikacji, zarówno ze strony HR, jak i nowego pracownika.

R.G: Co można ulepszyć w obszarze komunikacji?

M.M: Jeżeli chodzi o komunikację, to mam na myśli wszystkie rozwiązania, które pomagają w porozumieniu między HR a nowym pracownikiem np. chatboty, chaty online, webinaria, czy bazę wiedzy, jeśli mówimy o materiałach szkoleniowych dla nowej osoby.

R.G: Kiedyś widziałem coś takiego jak wirtualny przewodnik po organizacji. Chyba nawet w naszej firmie…

M.M: Jak najbardziej. Jest to część bazy wiedzy, do której pracownik może zajrzeć i wyszukać odpowiednią informację o tym, gdzie znajdują się, czy to artykuły tekstowe, czy prezentacje multimedialne, bądź materiały wideo.

R.G: Mamy już pracownika wprowadzonego w tajniki działania organizacji, więc teraz chciałbym zapytać o obszar szkoleń. Dlaczego szkolenia są tak istotne i co można ulepszyć na tym polu? Co można zrobić w ramach HR?

I.B: Bardzo wiele. Tak naprawdę jest to bardzo wdzięczny obszar, do tego, aby usprawnić jego działanie i wyposażyć w narzędzia, ponieważ mamy w nim bardzo różne funkcje.

Nie podlega żadnej dyskusji, że jest to element niezwykle istotny, bo kompetencje naszych ludzi są dziś w firmie najważniejsze. W związku z tym dbanie o wszelkiego rodzaju kwestie mające na celu rozwój naszych pracowników, czy to pod względem wiedzy, czy kompetencji miękkich to szalenie istotna sprawa.

R.G: HR są bardzo ważne, ale co można zrobić, by wykorzystać w tym obszarze Smart Office? Jak wyobrażasz sobie wykorzystanie tu nowoczesnych technologii?

I.B: Ważne, aby wiedzieć, jakie zasoby mamy w organizacji. Czyli coś w rodzaju bazy wiedzy o tym, czego nauczyli się nasi pracownicy.

Możemy więc mówić o takim narzędziu, które zbierze nam informacje na temat tego, kto, kiedy i gdzie się szkolił oraz czym te szkolenia się zakończyły — mowa tu o certyfikatach, uprawnieniach itd.

Tak więc posiadanie wiedzy, w co faktycznie zainwestowaliśmy, jest bardzo ważne.

R.G: Marku, wiem, że takie rzeczy już wdrażałeś w organizacjach, więc nawet nie będę Cię pytał, czy da się to zrobić, tylko zapytam, co jeszcze można z tym zrobić?

M.M: No właśnie, nie będę więc mówił, czy się da, bo to wiadome. Jednak zanim uruchomimy te wszystkie narzędzia, musimy pamiętać o pracach analitycznych, których celem jest zebranie informacji na temat obecnie działających procesów, po to, abyśmy wiedzieli, w jaki sposób możemy zbudować naszą koncepcję docelową. To pomoże nam w opracowaniu koncepcji implementacji danego rozwiązania.

R.G: Taka analityka powinna polegać na konfrontacji, czy powinniśmy raczej usiąść z biznesem — bo HR w tym przypadku nim jest i wypracować takie rozwiązanie?

M.M: Zdecydowanie to drugie rozwiązanie. Powinniśmy usiąść z biznesem, zebrać informacje, sprawdzić, czy były one zebrane prawidłowo i dopiero później wybrać i wdrożyć technologię.

R.G: Zatrudniliśmy pracownika, pracuje z nami i się szkoli, ale czasami zdarza się taki moment, kiedy pracownik odchodzi.

Jest to naturalny cykl w pracy. W tym momencie pojawia się coś, o czym w wielu organizacjach słyszeliśmy, czyli tzw. karta obiegowa. Dlaczego ona jest taka ważna?

I.B: Tak, jak dobrze rozpoczynamy, tak powinniśmy też dobrze zakończyć wszystkie procesy. Zwłaszcza jeżeli organizacja jest rozproszona, wtedy wszystkie procesy, o których mówiliśmy będą niezwykle ważne, szczególnie ten końcowy, ponieważ tam zbiegają się różne nitki m.in. IT narzędziowe, administracja, HR i w zależności od organizacji jeszcze jakieś dodatkowe rzeczy. W związku z tym powinniśmy w bardzo szybki i łatwy sposób zebrać informacje o tym, co, jak i gdzie.

R.G: Co zrobić, aby pracownik nie musiał biegać z wydrukowaną kartą obiegową, tylko żeby mógł załatwić to smartowo?

M.M: Rzeczywiście zarządzanie zasobami dotyczy wielu komórek i wiele z nich posiada zasoby, które są wydawane pracownikowi. Pracownik na etapie zatrudnienia wnioskuje o wydanie pewnych elementów niezbędnych do pracy.

Teraz wyobraźmy sobie, że on to rejestruje w katalogu zgłoszeń. Pracownik się rejestruje i wypełnia dedykowany formularz.

Każda operacja jest rejestrowana, wszyscy wiedzą jakie zasoby pobrała dana osoba w danym momencie i wszystko jest w repozytorium. Pracownik żegna się z firmą, więc jeżeli wszystko mamy w jednym miejscu to nie ma z tym większego problemu.

R.G: Okazuje się, że obie nasze strony HR i Smart Office są w stanie wypracować wspólne smartowe rozwiązania. Smart Office składa się z obszarów, które poruszyliśmy w dziedzinie HR.

Pytanie, czy właśnie nie o to chodzi? Doprowadźmy do tego, aby nasze komórki dzięki temu, że wiedzą czego potrzebują, dzięki dobrym praktykom są w stanie być bardziej innowacyjne. Dziękuję bardzo za rozmowę.

Gośćmi Roberta Gontkiewicza byli Izabela Burlińska i Marek Mlonka.

Zapraszamy na stronę: smartoffice.optimatis.pl

foto: Oskar Kujawa

Komentarze Facebook
Udostępnień
Click to comment

Skomentuj

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Ostatnio

Pierwsza na świecie telewizja nadająca regularny program na Facebooku i YouTube, produkująca profesjonalne treści filmowe we współpracy z polskimi przedsiębiorcami, artystami, dziennikarzami, muzykami.

Copyright © 2016 - 2017 by: Compas Multimedia Tomasz Słodki

Do góry
Udostępnień
ś