BIZNES

Piotr Szarwas (ASIS Bussines Solutions): Proces cyfryzacji warto zacząć od siebie

Jak wdrożyć Smart Office w swojej firmie? Od czego zacząć cyfrową rewolucję i  jakich narzędzi użyć do tych zmian? Na te i inne pytania odpowie nasz gość Piotr Szarwas, partner zarządzający ASIS Bussines Solutions.

Robert Gontkiewicz: Na swoim poprzednim stanowisku, jako prezes spółki RWE byłeś inicjatorem wielu nowatorskich pomysłów. Dlaczego skupiłeś się na procesach wewnętrznych?

Piotr Szarwas: Spółka RWE w tej chwili przekształciła się na Innogy. Natomiast wracając do pytania, dlaczego zwróciliśmy uwagę na procesy wewnętrzne, w wielu firmach mówi się o digitalizacji, zwłaszcza na froncie klient-firma.

Jednak zapomina się o tym, że wewnątrz firmy również są pracownicy, którzy w służbach backoffiecowych wspierają również klienta, a jest to bardzo ważny element cyfryzacji. My zaczęliśmy projekt, który nazwaliśmy Digital Workplace. Jest to nie do końca Smart Office, ale to bardzo komplementarne podejście.

Naszym celem było tak naprawdę zatroszczenie się o prawie połowę spółki poprzez wdrożenie odpowiednich narzędzi do najpierw, cyfryzacji procesów, a następnie ich automatyzacji.

R.G: Wszyscy mają na myśli obszary core biznesowe takie, jak sprzedaż czy świadczenie usług, zapominając o tej części backofficeowej.

Przed programem rozmawialiśmy, że pierwszym z tych obszarów był obszar zakupów. Skąd pomysł na ten obszar i jak to się zaczęło?

P.S: W przypadku większości rzeczy, które robiliśmy w ramach IT, proces zakupowy był bardzo ważnym elementem. Wiele rzeczy kupowaliśmy na zewnątrz, więc zależało nam na tym, aby na część całego procesu pozyskiwania usług działała sprawnie.

Dlatego najzwyczajniej w świecie, poszliśmy do ludzi zarządzających departamentem zakupów i zaproponowaliśmy im, że coś, co oni aktualnie obsługują w e-mailach, excelach czy poprzez telefony, zdigitalizować. Tak zaczęła się ta historia.

W dużej mierze zaczęliśmy od tego, że chcieliśmy usprawnić kawałek naszej organizacji — niekoniecznie u nas, ale na styku całego procesu.

R.G: To jest bardzo spójne z naszym modelem Smart Office. Ile to już lat minęło od takiego pierwszego wydarzenia?

P.S: Trzy lata.

R.G: Byłbyś w stanie powiedzieć, jak z perspektywy czasu wygląda ten obszar?

Od strony użytkowników i osób, którym pomogliście się zdigitalizować?

P.S: Teraz jest mi trudno powiedzieć, bo już nie jestem częścią organizacji. Natomiast ułożenie i analiza pierwszego procesu zakupowego zajęła nam jakiś czas i było to trudne ćwiczenie, dlatego, że mentalnie trzeba było przećwiczyć pewne rzeczy z organizacją, która wcześniej działała w trybie papierowym.

Kiedy to się udało i oni zaczęli widzieć, ile rzeczy mają na wejściu w procesie i w jakich krokach, sami zaczęli być adwokatem tego narzędzia.

R.G: Jak to się rozprzestrzeniło w organizacji?

P.S: Najlepsze rozwiązanie jest wtedy, gdy ten, którego zmieniamy, staje się adwokatem tej zmiany.

W tym przypadku sam Departament Zakupów zaczął promować to rozwiązanie.

Dlaczego zaczął to robić? Bo zrobiliśmy to po prostu dobrze.

W Innogy istniało forum do dzielenia się różnego rodzaju wiedzą i tam się to pojawiło. Na podstawie tego zaczęliśmy dostawać coraz to nowe zapytania, aby coś z tym zrobić, no i tak to ruszyło.

R.G: Jakie to były działy?

P.S: Kolejnym był Departament Prawny, a następnie Departament Administracji. Później to już ruszyło lawinowo.

R.G: Mógłbyś wymienić kilka przykładowych procesów, które zostały zdigitalizowane?

P.S: Pierwszym procesem są zakupy — najpierw IT, a później już wszystkie. A drugim procesem jest coś, co my nazywaliśmy obsługą spraw prawnych.

Firma posiadała departament prawniczy i chodziło o to, aby wszystkie pytania do prawników przechodziły przez usystematyzowany, konkretny proces. Była też grupa procesów związana z HR.

To ogólnie bardzo duże miejsce, gdzie można wiele pozmieniać. Szczególnie w organizacjach, w których używane są stare rozwiązania. To były wnioski o szkolenia, procesy rekrutacyjne itd.

R.G: Z jednej strony mamy szefów departamentów i komórka odpowiedzialna za automatyzację, ale jest też zarząd. Co było powodem tego, że chcieli oni wdrażać te rozwiązania?

Koszty, efektywność, co tak naprawdę uwiarygadniało te wszystkie zmiany w organizacji?

P.S: Kilka rzeczy. Jak wspomniałem, dużo się mówi o digitalizacji, więc każdy departament chciał pokazać, że coś robi w tym kierunku, czyli przestaje być z tyłu i wchodzi w nowoczesne technologie.

Ponadto rozwiązanie, które my zaproponowaliśmy, było z natury proste i tanie w zaadaptowaniu. W związku z tym nie było dużego progu, aby nadal można było się tym zajmować. To były dwa podstawowe czynniki, które wpłynęły na to, że ten pozytywny wirus cyfryzacji tam się rozprzestrzenił.

R.G: Czy technologia to obszar, o którym moglibyśmy porozmawiać?

P.S: Myślę, że tak.

R.G: Więc przy pomocy jakich narzędzi i w jaki sposób udało się to wszystko wdrożyć w organizację?

P.S: Gdy poszedłem z tym pomysłem do swoich ludzi, to wydał nam się szalony. Zarówno mi, jak i im.

Wybraliśmy produkt Atlassian Jira Core. Jest kilka wersji Jiry, ale jest też taka część, która służy do budowania różnego rodzaju procesów.

R.G: Zaczęliście więc od informatyki?

P.S: Od jakiegoś czasu używaliśmy Jiry do procesów i zadań w obszarze IT. Natomiast do innych potrzeb postawiliśmy na zupełnie nową instancję Jira Core, w ramach której zaczęliśmy budować te procesy, o których wcześniej mówiłem.

Zdecydowaliśmy się na ten produkt, bo jest to niedroga technologia, dobrze nam już znana, łatwo ją zintegrować ze wszystkimi mechanizmami wewnątrz organizacji i przede wszystkim procesy w niej wdraża się bardzo szybko.

R.G: Jakie są Twoje rady dla dowolnej organizacji, które pomogą im wdrożyć Smart Office?

P.S: Zakładając, że pomysłodawcą jest IT, chciałbym podkreślić, że my zaczęliśmy od siebie. Więc, zamiast namawiać do tego, aby zmienili się inni, sami najpierw zaczęliśmy automatyzować swoje procesy, więc warto działać poprzez przykład.

Drugą rzeczą jest to, że użyliśmy technologii, która była nam znana, ale też jest uznana za standard.

Ponadto nie robiliśmy tego w formie dużego projektu. Wymyśliliśmy sobie bardzo prosty model usługowy. Na wdrożenie procesu poświeciliśmy nie więcej niż dwa, trzy dni pracy. Dla biznesu, który nie posiada dużych budżetów inwestycyjnych, jest to najlepszy sposób na wdrożenie.

R.G: Dziękuję za rozmowę.

Zapraszamy na stronę smartoffice.optimatis.pl

 

Komentarze Facebook
Click to comment

Skomentuj

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Ostatnio

Pierwsza na świecie telewizja nadająca regularny program na Facebooku i YouTube, produkująca profesjonalne treści filmowe we współpracy z polskimi przedsiębiorcami, artystami, dziennikarzami, muzykami.

Copyright © 2016 - 2017 by: Compas Multimedia Tomasz Słodki

Do góry
Udostępnień
ś