Biznes

Paulina Szczepanek (Maciołek & Wspólnicy): Musimy wydzielić czas na nieprzewidziane zadania

Zarządzanie czasem jest jedną z najtrudniejszych kwestii dotyczących efektywnej pracy. Często nie możemy znaleźć czasu na wykonanie zleconych zadań, a co dopiero, gdy nagle dochodzą nam kolejne. Jak nauczyć się zarządzania sobą w czasie opowie trener biznesu Paulina Szczepanek.

Dominika Maciołek: Dziś porozmawiamy o efektywności osobistej i zarządzaniu sobą w czasie. Bardzo często prowadzisz takie treningi w formie zamkniętej i otwartej.

Z jakimi najczęściej celami i potrzebami przychodzą uczestnicy właśnie na tego typu warsztaty?

Paulina Szczepanek: Jak w tym całym chaosie znaleźć jedną logikę działania.

D.M: No właśnie zarządzanie sobą w czasie to zestaw pewnych norm, które w teorii są bardzo proste: ustalajmy priorytety, wyznaczajmy cele itd. A jak to wygląda w praktyce?

P.S: Często uczestnicy szkoleń chcieliby znaleźć złotą receptę jak nauczyć się planować, tak aby wszystko było poukładane, jak w pudełeczku. Niestety nie da się w tego taki sposób nauczyć i zaplanować.

Można nauczyć się radzić sobie z tą sytuacją i znać pewne normy i zasady, które są niezbędne w pracy. Do każdego z nas codziennie wpadają zadania, które nie były zaplanowane w naszym kalendarzu. Dostajemy wytyczne od naszych szefów, od innych działów bardzo pilne sprawy.

Pewnych rzeczy nie przewidzimy i musimy nauczyć się z tym radzić. Powinniśmy mieć czas, który będziemy przeznaczać na nieplanowane zadania.

D.M: Z jednej strony narzędzia takie jak organizacja pracy, a z drugiej strony nawyki. Jakie nawyki pomagają nam w tym, aby być skutecznym?

P.S: Na pewno musimy mieć czas na zadania, które z naszej perspektywy są bardzo pilne. Przy planowaniu musimy mieć jednak na uwadze, aby też mieć czas na zadania, które na pewno wpadną, a nie jesteśmy w stanie ich przewidzieć.

D.M: Czyli musimy mieć nawyk planowania?

P.S: Tak.

D.M: A priorytety?

P.S: Z priorytetami to jest tak, że mamy pewne priorytety, które odgórnie łączą się z naszym stanowiskiem, w celach rocznych i kwartalnych. To takie zadania, które nie są do przesunięcia. Natomiast mamy też priorytety nałożone nam tygodniowo czy dziennie i one też muszą mieć swoje miejsce w naszym kalendarzu.

Zapas czasowy jest niezbędny.

D.M: Ważne, aby każdy dzień mieć zaplanowany, ale także musimy mieć pewną lukę. Porozmawiamy dziś także o grze szkoleniowej Zegarmistrz, na podstawie której pracujemy na szkoleniach z zarządzania czasem.

Pierwszym elementem gry jest plan tygodnia, w którym wszystko jest jasno zaplanowane. Więc co jest trudnością, jeżeli mamy zaplanowany cały tydzień? Siadam, planuje i realizuje?

P.S: Taka jest najczęściej reakcja uczestników na tę grę. Gdy dostają kalendarz, fiszki i wytyczne, mówią, że wszystko jest pięknie zaplanowane, wszystko się zmieściło i jakby tak było w ich naturalnym środowisku, byłoby fantastycznie. To błąd. Gra daje przeniesienie do rzeczywistości i pozwala nam się poczuć tak jak w pracy i wpadają nam zadania, które nie są zaplanowane.

D.M: Jakie wyzwania pojawiają się w grze szkoleniowej Zegarmistrz? Co muszą zrobić uczestnicy, aby zrealizować wcześniej postawione cele w tym zadaniu?

P.S: Po wykonaniu planów na poniedziałek, uczestnicy przechodzą do wtorku i czują się już jak u siebie w pracy, ponieważ dostają dodatkowe zadania.

D.M: Oprócz dodatkowych zadań mamy także przewidziane awarie techniczne?

P.S: Tak. Wtedy zaczyna się taki moment, kiedy uczestnicy myślą, jak mają to wszystko pomieścić w czasie, bo wszystko jest ważne i pilne. Jest tam oczywiście też temat kawy z kolegą, wyjazdu integracyjnego, a jest to przecież równie ważne, jak raport, który mamy dostarczyć szefowi. Więc wtedy zaczynamy analizę.

D.M: Gra merytorycznie, oparta jest na tym, że oprócz uporządkowania ich od poniedziałku do piątku, musimy podzielić je też na priorytety pod kątem pilności i ważności. Jest tam też część, która często jest nazywana ćwiartką priorytetów pilnych, ale nieważnych. Jak uczestnicy radzą sobie z tą częścią?

P.S: Z mojego doświadczenia wynika, że pracownicy firm i korporacji, nie mają świadomości, że zadania naszych kolegów nie muszą być dla nas pilne i ważne. Często pytają jak powiedzieć innemu działowi, że nie wykonają teraz tego, o co proszą, skoro cel firmy jest najważniejszy.

Pokazuje uczestnikom swoich szkoleń to, że dla nich priorytetem powinno być to, co oni mają pilnego do zrealizowania, a nie inne działy.

Jednak ich własne zadania to ich cel nadrzędny, pod który powinni podporządkować całą resztę. Tutaj zaczynają rozumieć, dlaczego dodatkowy czas i przestrzeń jest niezbędna.

Często jest też tak, że koledzy, którzy są bardziej sprytni, próbują wrzucać mało asertywnym osobom. Oni nie chcą odmawiać, bo szef powiedział, że muszą współpracować. Tak, współpraca jest ważna, ale najważniejszy jest nasz cel.

D.M: W grze mamy też złożone zadania składające się z trzech fiszek. Czasem jest więc tak, że uczestnicy realizują ⅔ zadania, a nie realizują całości. Wtedy dziwią się, że za to zadanie nie otrzymają punktu. Więc tak naprawdę dwie godziny poszły na marne, bo cel nie został zrealizowany.

P.S: Co ciekawe w instrukcji jest taka informacja, że istotne jest, aby skupić się na zadaniach, które są podzielone na godziny. Tutaj wychodzi kolejny element do przepracowania, czyli to aby zaczynać z wizją końca, bo nie zawsze patrzymy na całość zadania, ale skupiamy się na godzinach.

D.M: Zapraszamy na nasze warsztaty w oparciu o gry szkoleniowe. Dziękuję za rozmowę.

Zapraszamy na stronę: szkoleniamaciołek.pl

Komentarze Facebook
Udostępnień
Click to comment

Skomentuj

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Ostatnio

Pierwsza na świecie telewizja nadająca regularny program na Facebooku i YouTube, produkująca profesjonalne treści filmowe we współpracy z polskimi przedsiębiorcami, artystami, dziennikarzami, muzykami.

Copyright © 2016 - 2017 by: Compas Multimedia Tomasz Słodki

Do góry
Udostępnień
ś