BIZNES

Marek Mlonka (Optimatis): Zastosowanie Smart Office w praktyce

Wiemy już czym jest Smart Office. Dlatego tym razem opowiemy na przykładzie jak zastosowanie tego systemu wygląda w praktyce. Gościem Roberta Gontkiewicza będzie Marek Mlonka z firmy Optimatis.

Robert Gontkiewicz: Dziś przedstawimy zastosowanie Smart Office na przykładzie Kamila. Przedstaw proszę, kluczowych graczy występujących w naszej opowieści.

Marek Mlonka: Głównym bohaterem jest Kamil — pracownik dużej organizacji, który jak my wszyscy ma na co dzień bardzo dużo obowiązków. Drugim bohaterem jest Grzegorz — przełożony Kamila i bardzo ważna osoba, ponieważ akceptuje wszystkie decyzje.

R.G: Tak to jest z przełożonymi, że mają oni wiele obowiązków, a jednym z tych podstawowych jest akceptacja. To są nasi użytkownicy, a z drugiej strony?

M.M: Tak, a z drugiej strony jest zespół administracji — są to pracownicy, którzy realizują zgłoszenia od użytkowników.

R.G: Właśnie o tym zespole i o tym, co można zrobić, aby dział administracji nie był zwykłym działem, tylko działem smartowym, będziemy rozmawiać. Jest jeszcze bohater co prawda drugoplanowy, ale niezmiernie ważny.

M.M: Tak, jest to narzędzie do zarządzania zgłoszeniami i nie tylko, czyli system Jira firmy Atlassian, który ma potężne funkcjonalności, jeżeli chodzi o optymalizację procesów.

R.G: Wróćmy do naszego bohatera Kamila. Kamil pojawia się w firmie i ma kilka rzeczy do zrobienia.

M.M: Tak jest. Zanim Kamil zacznie układać sobie wszystko, co ma do zrobienia, musi do tej firmy dotrzeć. Kamil pracuje na trzecim piętrze i codziennie korzysta z windy, a tym razem winda jest niedostępna, więc korzysta ze schodów i idzie na przysłowiową kawę. Na tej kawie układa sobie krótki harmonogram dnia.

R.G: Kamil ma kilka zadań do wykonania. Jak radzi sobie z nimi w organizacji smartowej?

M.M: Jest to organizacja nowoczesna, więc Kamil loguje się na portalu. Na tym portalu znajduje się lista zgłoszeń, dzięki czemu Kamil może bez problemu zarejestrować i otrzymać produkt, o który mu chodzi.

R.G: Na tym portalu pojawia się informacja, że już ktoś zgłosił awarię windy.

M.M: Tak, jest to bardzo ważna funkcjonalność systemu, dzięki niemu można informować użytkowników o różnych tego typu zdarzeniach jak prace serwisowe, tak aby wszyscy mogli być o tym informowani na bieżąco.

R.G: Czyli jedną rzecz już ktoś za Kamila wykonał, pozostają mu inne zaplanowane rzeczy. Co, z tym że Kamil ma zamówić biurko?

M.M: Tu pojawiają się pytania: jakie biurko, skąd zamówić itd. i tutaj także przychodzi z pomocą system, dzięki któremu Kamil jest w stanie zweryfikować i znaleźć informacje na temat tego, jak to biurko zamówić.

R.G: Rozumiem, że to wygląda w ten sposób, że Kamil jako pracownik na odpowiednim szczeblu w swojej organizacji, ma dostęp tylko do tych spraw, które są dostępne tylko i wyłącznie dla niego?

M.M: Tak, dokładnie tak jest. System umożliwia zróżnicowanie tego typu widoków, zgłoszeń i np. Kamil widzi te biurka, które ma możliwość zamówić. Wybiera biurko, rejestruje zgłoszenie, wypełnia prosty i czytelny formularz i tutaj pojawia się druga nasza postać, czyli przełożony pan Grzegorz. On to akceptuje, ze względu na to, że biurko to koszt więc musi trzymać budżet.

R.G: Tak, jednak pan Grzegorz to menedżer wyższego szczebla i nie będzie co chwilę sprawdzał w swoim komputerze, czy ma coś do zaakceptowania. Czy może się w jakiś inny sposób tego dowiedzieć?

M.M: Oczywiście, system przypomina i informuje o tego typu wydarzeniach poprzez e-mail, SMS, lub portal, z którego korzystał Kamil. Więc pan Grzegorz musi wykonać tylko jedną czynność: kliknąć akceptuj lub odrzuć.

R.G: A jak wygląda sytuacja z zamówieniem kuriera?

M.M: Do zamówienia kuriera służy odrębny formularz, równie czytelny, gdzie Kamil wypełnia informacje typu adres itd.

R.G: Co dzieje się dalej?

M.M: Realizacja tych zgłoszeń to pełna automatyzacja. Informacja o zgłoszeniu wysyłana jest do dostawcy i wszystkie działania odbywają się już po jego stronie.

R.G: Czyli zespół administracji wie, co ma zrobić, a system automatycznie wykonuje pewne rzeczy. Rozumiem, że Kamilowi pozostaje tylko czekać na dostawę?

M.M: Tak, po otrzymaniu produktu może wystawić ocenę.

R.G: Tak to wygląda od strony Kamila, czyli użytkownika i jego przełożonego. A jak jest od strony zespołu Smart Office?

M.M: Jeżeli chodzi o zespół administracji, to ma on swój portal, w którym widzi wszystkie zgłoszenia od użytkowników. Jest to forma listy, gdzie widzi się najbardziej niezbędne do zgłoszenia informacje.

R.G: Czyli jest to lista zgłoszeń z tematami, które się pojawiają. Pewne zgłoszenia są automatycznie przydzielane do różnych komórek, a co z tymi, które wymagają tego, aby ktoś fizycznie się nimi zajął?

M.M: Niektóre zgłoszenia są realizowane w pełni zautomatyzowanym procesie, a niektóre bezpośrednio przechodzą do odpowiednich grup kompetencyjnych i są realizowane przez wydzielonych pracowników, tak aby, jak najszybciej zrealizować zgłoszenie.

R.G: Rzeczywiście Kamil po wprowadzeniu zgłoszenia dostaje informację zwrotną, ile będzie trwała realizacja. Kolory, które tam się pojawiają, mają coś wspólnego z czasem realizacji, opowiedz coś o tym.

M.M: Dokładnie. Jest to jeden z parametrów takiego zgłoszenia. Jest on ustalany przez pracowników działu administracji, jako zgłoszenie do realizacji i jest to maksymalny czas, w którym to zgłoszenie musi zostać zrealizowane.

R.G: Jeżeli są ustalone terminy, jest możliwość ich monitorowania?

M.M: Tak, jak słusznie zauważyłeś mamy kolory, które sygnalizują nam stan tego zgłoszenia, ale również, jeżeli jest taka potrzeba, system automatycznie wysyła powiadomienia do określonych pracowników, grup kompetencyjnych, a nawet jeżeli jest taka potrzeba nawet do kadry zarządzającej.

R.G: Ale takie powiadomienie nie pojawia się tylko wtedy, kiedy czas zostaje przekroczony?

M.M: Oczywiście, takie powiadomienie ma sens tylko wtedy gdy przychodzi odpowiednio wcześniej, wtedy mamy szansę zareagować i zapobiec sytuacji, w której dane zgłoszenie jest zrealizowane po czasie.

R.G: Czyli rozumiem, że z jednej strony jesteśmy w stanie konkretnie przydzielać zgłoszenia, otrzymywać je jako pracownicy, zajmować się nimi i monitorować czas ich realizacji. A co do systemu, co możemy powiedzieć o infrastrukturze i użytych w nim rozwiązań.

M.M: Jeśli chodzi o tego typu system, możemy zainstalować go w tzw. chmurze, jak i na sprzęcie wewnętrznym.

R.G: Jest więc wiele możliwości, z Twojego raportu wynika, że tych systemów jest mnóstwo. Możemy korzystać z tego, który mają inne działy lub kupić coś własnego. O czym jeszcze nie zdążyliśmy porozmawiać, a co można by poruszyć w kolejnych programach i na stronie smartoffice.optimatis.pl?

M.M: Powinniśmy więcej opowiedzieć na temat bazy wiedzy, automatyzacji, integracji, raportowania, a przede wszystkim o sposobach na przeprowadzenie takiego wdrożenia.

R.G: Tych obszarów jest bardzo dużo, ale coś, co jest równie istotne, to jest fakt, że dziś rozmawiamy na temat administracji, ale obszarów gdzie można wdrożyć Smart Office, jest dużo więcej. Bardzo dziękuję za rozmowę.

Gościem Roberta Gontkiewicza był Marek Mlonka.

foto: Oskar Kujawa

Komentarze Facebook
Click to comment

Skomentuj

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Ostatnio

Pierwsza na świecie telewizja nadająca regularny program na Facebooku i YouTube, produkująca profesjonalne treści filmowe we współpracy z polskimi przedsiębiorcami, artystami, dziennikarzami, muzykami.

Copyright © 2016 - 2017 by: Compas Multimedia Tomasz Słodki

Do góry
Udostępnień
ś